Прийняти, як свого: чому сучасні компанії цінують новачків
У багатьох, напевне, так бувало: влаштувався на нову роботу – формальностей дотрималися, на робоче місце привели, куратора закріпили, який у курс справ введе – і працюй! Хоча питань у голові роїться ще купа, та й у чужому колективі якось поки несолодко. Є хороші новини: відділи з роботи з персоналом про цю проблему давно довідалися і розробили цілу систему адаптації та онбордингу для новачків.
Без цього поетапного процесу важко зріднитися з новим місцем, скажімо, працівникам, у яких поки нема досвіду роботи й комунікації у виробничому колективі взагалі. Це й молодь, і мами, які щойно вийшли з декрету. Цим людям складніше адаптуватися в колективі й швидко почати працювати ефективно – банальна невпевненість у собі заважає. Але правильна адаптація не завадить і досвідченим фахівцям, якщо вони змінили посаду в компанії, саму компанію чи навіть місто – ринок праці тепер такі умови ставить, каже наша експертка, кар’єрний консультант Уляна Ходорівська. Адаптація та онбординг – це не два дні на орієнтування новачка на місцевості. Це тривалий процес ознайомлення з корпоративною культурою, прийнятими в компанії підходами для вирішення задач і побудови ефективної взаємодії з командою. Якщо він мине вдало – новий співробітник швидко вливається в роботу і приносить користь компанії. Якщо ж ні – за деякими даними, близько 50% співробітників змінюють місце роботи протягом півроку з дня найму. Не вдається звикнути і прижитися.
НАВІЩО ЦЕ ПОТРІБНО: МЕНШЕ СТРЕСУ, БІЛЬШЕ СЕНСУ
Ринок праці сьогодні – величезне різноманіття підходів до роботи. Надто велика різниця у принципах діяльності різних компаній, їхніх системах цінностей, говорить кар’єрний консультант Уляна Ходорівська. А люди в наш час досить часто змінюють місце роботи. «20 років на одному місці – вже не найкращий варіант: замало можливостей для розвитку, однотипні задачі, – пояснює вона. – Навіть якщо людина покине компанію, десь попрацює і згодом повернеться, то за плечима принесе вже нові можливості й компетенції». І виходить, приходячи на роботу в нову організацію навіть на знайому посаду чи в рідну сферу, все одно стикаєшся з великим об’ємом нового. То лише верстати працюють на заводах приблизно однаково. А якщо мова про складніші процеси, то дуже багато залежить від внутрішніх взаємодій, про які новачок ще нічого не знає. Чим більша компанія, тим більше інформації треба передати новій людині. «В маленькій її можуть передати умовній Маші, щоб усе пояснила. І Маша днів за два все пояснить, бо коли колектив – з 10-20 осіб, це просто, – розповідає Уляна. – Та якщо працівників кілька сотень і структура складна, а робота полягає в тому, щоб поєднувати різні функції, презентувати якимось чином компанію, то дізнатися про неї треба дуже багато і швидко». А якщо цю роботу повісити на умовну Машу, яка й свої завдання має, то у неї, по-перше, буде стрес через перевантаження, по-друге – вона впорається так, як зможе. «Десь не впорається, чогось може не знати і просто не захотіти, – пояснює Ходорівська. – Тому й потрібен онбординг – таке собі вживлення в систему, починаючи з повідомлення, де тут туалет, і закінчуючи ознайомленням з корпоративною культурою».
Від цього виграють усі, запевняє кар’єрний консультант. Людина звикає до робочого місця значно швидше і швидше стає продуктивною. «Замість 3 місяців – на адаптацію піде один, тобто – мінус 2 місяці, коли працівник у зоні ризику, – говорить експертка. – Людина менше стресує, бачачи, що про неї турбуються (а нове середовище – завжди стрес і через нього нове засвоюється повільніше), і стає мотивованішою до роботи». Стрес – це не надумана проблема, а серйозна й багатогранна. Коли працівник нервує, підвищення якості роботи від нього не чекай. Тому обидві сторони – роботодавець і новачок – зацікавлені у протилежному. «Дуже часто чую від своїх клієнтів, що поганий онбординг – велика проблема, – відзначає Ходорівська. – Сьогодні у більшості великих компаній він є, але десь кращий, десь гірший, десь формальний». Але якщо компанія дійсно займається дослідженням людей як ресурсу, цікавиться, як їх краще наймати й утримувати особливо цінних фахівців, вона всерйоз займатиметься онбордингом і покращуватиме цей процес. Для нас, працівників, вона стане просто роботою мрії.
ПРИЙНЯТИ І АДАПТУВАТИ
Кидати людину напризволяще на новому робочому місці – надто дороге задоволення. Поки вона комплексуватиме чи плутатиметься, стоятимуть процеси. Так, дослідження незалежного інституту, аналітичного центру Center for American Progress показали, що 16-213% від річної заробітної плати може коштувати компанії заміна співробітника (витрати на рекрутинг – публікація вакансії на job-сайтах, доступ до баз резюме, робочий час рекрутера тощо, навчання, адаптацію нового співробітника, виправлення можливих його помилок). 1-2 роки новому працівникові потрібно, щоб досягти продуктивності наявного в компанії персоналу. 10-20% від зарплати компанія інвестує в навчання співробітника протягом перших 2-3 років. Тобто нова людина на підприємстві – це вже інвестиція, яку нерозумно втрачати. А відсутність у великій сучасній компанії ефективного процесу O&А призводить до втрати співробітників та збитків. За його допомогою новим людям перш за все демонструють, у чому особливості компанії, як у ній все «вариться». Намагаються залучити до внутрішнього життя й утримати нового співробітника, зробити його частиною команди та допомогти досягти максимальної ефективності в роботі.
«Основна задача онбордингу – надати людині всі необхідні інструменти для ефективної роботи, підтримку в адміністративних питаннях, говорить Лідія Булатецька, керівник відділу адаптації персоналу МХП.
Завдяки цьому працівник ефективно трудиться вже з першого дня, а затрати бізнесу знижуються, адже він не відволікає керівника і колег від робочого процесу і концентрується на своїх завданнях, пояснює вона. А якщо виникають питання – працівники звертаються з ними до фахівців з адаптації або обраного Buddy – колеги, який тривалий час працює в компанії й знайомий з усіма процесами та може допомогти направити новачка до того, хто допоможе у вирішенні різноманітних робочих чи адміністративних питань.
І то не пусті слова. Адаптація персоналу є важливим бізнес-процесом в сучасній організації. Корпоративне та нормативне положення про адаптацію персоналу компанії ретельно розробляють і закріплюють, а далі процес контролюється відповідальними співробітниками. Тільки якщо воно буде дійсно працювати, нові працівники зможуть швидко увійти в робочий процес, уникнути страхів і невпевненості в собі, за короткий термін стати результативною ланкою команди.
До слова, існує чимало невиробничих методів адаптації працівників: тімбілдінг, корпоративний PR, наставництво нових працівників, корпоративні групи й сайти, проведення бесід та інструктажів усередині колективу. Це все корисно не тільки для новачка, а й для згуртування колективу загалом – перевірено.
ОНБОРДИНГ ЧЕРЕЗ БАДДІ І ДОДАТКИ
Звучить, ніби складна система, а насправді все логічно і просто. Стандартна процедура Onboarding – це коли людині забезпечують комфортний вхід та старт роботи у компанії. Знайомлять з командою, налагоджують комунікацію з потрібними відділами. Розповідають про структуру компанії, внутрішні її процеси та інструменти взаємодії, загалом вводять у посаду.
Адаптація зазвичай багатогранна. Якнайшвидше застосовують виробничу адаптацію – впровадження співробітника в нову для нього професійну діяльність, влаштовують прискорений курс розуміння завдань і специфіки діяльності через курси й тренінги. Крім того, не завадить соціальна адаптація – різні прийоми пристосування нової людини до колективу, нового середовища, якому якнайшвидше треба стати звичною сферою трудової діяльності. Психофізіологічна адаптація полягає в тому, щоб новий працівник зміг впоратися як з фізичними, так і з психологічними навантаженнями, які неминучі на початку роботи у новому середовищі. Найпростіше, здається, влаштувати адаптацію організаційну: познайомити з місцем роботи, особливостями бізнес-процесу, взаємодії з іншими співробітниками і підрозділами, своєю роллю в організації.
У кожній компанії з часом вимальовуються власні акценти і прийоми у цих процесах. Ще й карантин додав особливостей, зробив онбординг актуальнішим, ніж досі. «В нинішніх умовах (компанія працює в гібридному форматі – 30% співробітників – в офісі, 70% – віддалено) йдеться про дистанційну адаптацію новачків, – пояснює Світлана Кончаніна, начальник департаменту із залучення та розвитку талантів компанії Київстар. – Людей потрібно не тільки навчити, а й зробити так, щоб вони відчули себе частиною команди, залучити до співпраці, яка є однією з наших корпоративних цінностей.
Шлях нових колег у компанії, за її словами, починається з моменту оффера (отримання пропозиції працювати), коли вони потрапляють в онбординг-додаток (спеціальний додаток для майбутніх співробітників та новачків), де вони знаходять відповіді на всі актуальні питання: від карти розташування корпусів офісу до внутрішніх систем компанії. Тут майбутні київстарівці отримують інформацію про компанію, її культуру й цінності, залишають зворотний зв'язок, діляться емоціями, враженнями про перший день, тиждень, місяці роботи в компанії. «Новачок має змогу розповісти про себе та заочно познайомитися зі своєю командою. Перший день його вже не такий стресовий, тому що він покроково знає, як він пройде», – розповідає Світлана. Після всього процесу оформлення й екскурсії по офісу, його зустрічає Бадді, який протягом трьох наступних місяців є другом і помічником з усіх питань. Бадді – це досвідчений співробітник компанії, який добре орієнтується в процесах і бере на себе задачу допомогти новачку влитися. Супроводжує його, відповідає на питання, надає за запитом необхідну інформацію.
Питання адаптації нових співробітників онлайн стояло на рівні з організацією інших першочергових процесів, зізнається Світлана. Довелося проаналізувати можливі варіанти й обрати той, який гарантує новачку максимально легкий і повний доступ до інформації про його робочі обов'язки та компанію в цілому. «Для цього ми поєднали діджитал-інструменти з «живим» спілкуванням: впровадили Onbording App та посилили роль Buddy. Звісно, на те, як пройде адаптація новачка, дуже сильно має вплив менеджер, – пояснює вона. – Ми розробили спеціальний інструмент у вигляді чек-листа та періодичних нотифікацій для лідера, в команді якого з’явився новачок». Важливо також, щоб оптимізувався процес оформлення нового співробітника. Працівник приходить в офіс лише один раз, оформлюється, отримує необхідні матеріали, техніку – і може працювати віддалено.
В МХП для виходу на роботу новачків обрано єдиний день – середу. Цей день буде насиченим подіями – взаємодією новачків з командою O&А, керівником, колегами. Все продумано: старт у середу робить перший робочий тиждень коротким, кілька днів буде для того, щоб освоїтися в нових умовах, а далі – вихідні й буде можливість відновитися та налаштуватися на подальшу продуктивну роботу.
Для новачків у агроіндустріальному холдингу передбачено ряд заходів, які впливають на їх адаптацію та є обов’язковими для відвідування.
У перший робочий день співробітники прибувають та відправляються додому на таксі. У такий спосіб компанія потурбувалася про новачків, створила комфорт та знизила рівень стресу щодо запізнення у перший день. Наступним етапом у компанії пропонують «Welcome drink»: перший день має щільний таймінг, а вітамінний коктейль допоможе налаштуватися на ефективне включення. Занурення у «світ можливостей» компанії відбувається через Welcоme training, що завершується мотивуючим відео з інтерв’ю співробітників усього холдингу, де вони розповідають про свій шлях і досягнення та перспективи компанії. Родзинкою першого дня є IT onboarding. Компанія використовує сучасні Digital-рішення, коли є необхідність у роз’ясненні та знайомстві з IT продуктами компанії. «Наш IT onboarding проходить у форматі стендапу. Спеціаліст, який проводить онбординг, має почуття гумору і ми поєднали це з навчанням. Подача матеріалу через смішні кейси, порівняння, залучення новачків до дискусій та відповідей на запитання дало свій результат – те, що раніше здавалося складним – запам’ятовується легко», – говорить Лідія.
У період адаптації, щоб краще зрозуміти бізнес, нові співробітники відвідують VR-екскурсію. Завдяки їй вони мають змогу побачити фабрики та робочі процеси у різних регіонах країни, сидячи у зручному кріслі центрального офісу.
У перший місяць новий співробітник МХП потрапляє на «зустріч-знайомство» з психологом. На цій зустрічі психолог активізує у новачка бажання до перемог та ефективної роботи за допомогою коучингу та знайомить з психологічною службою у компанії. До психолога можна буде звернутися і в майбутньому, за потреби.
У компанії працює програма Buddy, за бажанням кожен співробітник може обрати собі Buddy й ставити запитання про життя в компанії своєму напарнику. А ще у відділі адаптації є класний помічник – чат-бот. Він підказує новачкам, що цікавого є в компанії та де це можна знайти. Він моніторить настрій співробітників через смайли та за необхідності радить, як можна з засмученого смайла досягти щасливого. Для новачків та керівників є регулярні опитувальники, та й чат-бот цікавиться на різних етапах адаптації, як справи у новачків, збирає їхні враження та передає на обробку, а при необхідності – реагує та проводить підтримку. А по закінченню адаптаційного періоду співробітник отримує лист привітання про успішне його завершення.
Тетяна Негода
Фото з відкритих джерел
