Центральний державний архів-музей літератури і мистецтва України – це цілий всесвіт мистецького минулого, архів українського слова, краси, гармонії, мелодії, саме на його архівних полицях зустрілися головні дійові особи вітчизняного письменництва, кіно, архітектури, музики й театру. Вже 55 років ми, архівісти, дбаємо про збереження національної мистецької спадщини, щоденно турбуємося про його величність – архівний документ та робимо все для того, щоб світ минулого став цікавим і зрозумілим сучасному поколінню, досліджувався ним. Так поетично розпочалася наша розмова з Оленою Чижовою, директоркою Центрального державного архіву-музею літератури і мистецтва України.

- Олено Валеріївно, розкажіть, будь ласка, про вашу установу, її специфіку та основні напрями діяльності.

- Архів-музей – це не лише найбільша в Україні скарбниця документів особового походження літературно-мистецького профілю, які характеризують історію розвитку українського мистецтва від кінця XVIII ст. і до сьогодні, а й дуже складна за змістом, формою та внутрішніми механізмами інституція. Заснований у 1966 р., цьогоріч ЦДАМЛМ України відзначає своє 55-річчя. Понад пів століття він виконує важливу місію зі збереження нашої пам’яті та надає суспільству широкі можливості з використання документальної спадщини, яка зберігається у його фондах. Сьогодні – це сучасна багатопрофільна архівно-музейна інституція, чиїми основними завданнями є виявлення, збереження, систематизація та популяризація документальної спадщини українських митців. Унікальність і складність функцій Архіву-музею полягає в тому, що він поєднує три напрямки діяльності, які регламентуються трьома самостійними блоками законодавчої бази – архівної, музейної та бібліотечної. Як наслідок – реалізація поставлених завдань потребує потужного кадрового потенціалу та фінансування. Варто зазначити, що упродовж останніх 5 років колектив Архіву-музею суттєво оновився – прийшло багато представників талановитої молоді – випускники гуманітарних факультетів провідних вищих навчальних закладів країни. Це дає змогу осучаснювати діяльність установи, відповідати вимогам часу та активно розвивати віртуальну складову комунікації з суспільством.

- Розкажіть про склад фондів архіву-музею. Які скарби з історії української культури ви зберігаєте?

- Станом на вересень 2021 р. ЦДАМЛМ України зберігає майже 315 тисяч справ на паперовій основі у складі 1435 фондів (1310 особових фондів діячів української культури та 125 фондів установ та організацій національного значення). Це архівні фонди письменників, літературознавців, перекладачів, журналістів, художників, мистецтвознавців, театрознавців, оперних та естрадних співаків, акторів театру і кіно, циркових акторів, режисерів, різьбярів, скульпторів, архітекторів, композиторів, музикантів-виконавців, фольклористів та представників інших жанрів мистецтва. Архівний фонд установи нараховує близько 1,5 млн документів. Серед них – рукописи найвідоміших представників української нації: поезії Тараса Шевченка, твори Івана Франка; рукопис «Історії України-Руси» історика та композитора Миколи Аркаса (1907 р.); листи Івана Нечуя-Левицького, Пантелеймона Куліша і Миколи Василенка; документи автора першого словника української мови Бориса Грінченка; композиторів Кирила Стеценка, Миколи Тутковського, Михайла Вериківського; театральних діячів Марії Заньковецької, Марка Кропивницького, Софії Тобілевич; співаків Івана Алчевського, Бориса Гмирі; архітекторів Павла Альошина, Володимира Заболотного; художників Івана Їжакевича, Миколи Глущенка, Анатоля Петрицького, Олександра Хвостенко-Хвостова; документи представників української діаспори Віри Вовк, Івана Багряного, Ганни Черінь та багатьох інших діячів українського мистецтва й культури.

Гордістю музейного фонду, який налічує понад 12 тис. музейних предметів, є живописні твори художників ХІХ–ХХ ст. – Івана Їжакевича, Григорія Дядченка, Миколи Мурашка, Івана Селезньова, Кирила Трохименка, Олександра Богомазова, Миколи Глущенка, Володимира Овчинникова, Сергія Шишка, Анатоля Петрицького та ін. Зберігаються також мольберти, етюдники Василя Кричевського, Олександра Богомазова, Анатоля Петрицького, Миколи Глущенка. Також в Архіві-музеї розміщена постійно діюча експозиція з 11 меморіальних кабінетів видатних діячів української культури (письменників Андрія Малишка і Юрія Яновського, композитора Платона Майбороди, кінорежисера і драматурга Олександра Довженка, художника Миколи Глущенка). Дбайливо відтворено інтер’єри кімнат, у яких протікали життя і творчість митців. У кабінетах – меблі, письмове приладдя, особисті речі, твори образотворчого мистецтва кінця ХІХ–ХХ ст., унікальні друковані видання.

Фонд друкованих видань ЦДАМЛМ України налічує 200 тис. книг та 111 тис. номерів газет і журналів, виданих з середини ХІХ ст. до початку ХХІ ст. Особливістю книжково-журнального зібрання ЦДАМЛМ України є те, що воно сформувалося переважно на основі приватних колекцій, які надійшли до архіву-музею у складі фондів особового походження, у тому числі письменників А.В. Головка, О.П. Довженка, А.С. Малишка, І.К. Микитенка, Ю.К. Смолича, Ю.І. Яновського; літературознавців Є.П. Кирилюка, Г.І. Майфета, М.А. Плевако, художника М.П. Глущенка та ін. Всього в ЦДАМЛМ України – 32 книжкові колекції діячів літератури та мистецтва, а також колекція зарубіжних видань, філокартична колекція. Зібрано понад 7000 книг з дарчими написами, серед яких автографи В.П. Підмогильного, М.Г. Куліша, М.Т. Рильського, М.Г. Хвильового, Ю.І. Яновського та багатьох інших. Серед раритетів – прижиттєві видання «Кобзаря» Т.Г. Шевченка (1860), «Чорної ради» П.О. Куліша (1857), «Евгения Онегина» О.С. Пушкіна (1829), «Идиота» Ф.М. Достоєвського (1874). У книжковій колекції Г.Й. Майфета зберігається Біблія, видана у ХVІІІ ст. Є книги, доля яких незвичайна, зокрема пробита кулями книга Ю.І. Яновського «Вершники», знайдена у 1944 р. на полі бою у загиблого бійця Андрія Ткача.

- Чому ви вирішили брати участь в грантовій програмі УКФ?

- Участь у грантовій програмі Українського культурного фонду (далі – УКФ) та отримання схвалення нашої ідеї – значне досягнення для нас і чудова можливість пришвидшити оцифрування архівних документів з наших фондів, аби зробити їх доступними для дистанційного вивчення дослідниками й шанувальниками української культури у всіх куточках світу. Ось кілька цікавих порівнянь, які дозволять краще зрозуміти важливість використання сучасної спеціалізованої сканувальної техніки для нашої установи:

1) 1,5 млн архівних документів, що зберігаються у ЦДАМЛМ України, складаються з понад 100 мільярдів слів, що значно перевищує кількість зірок на небосхилі.

2) У архівних справах сукупно містяться 15,5 млн аркушів. Щоб усі їх оцифрувати, одному працівникові потрібно було б сканувати документи з ранку до вечора упродовж 1100 років.

3) Щороку читальний зал Архіву-музею відвідують 1500 дослідників, які опрацьовують близько 7000 справ або 800000 аркушів архівних документів. Водночас, в умовах стрімкого розвитку цифрових технологій, і з огляду на ті виклики, які спричинила пандемія, викликана розповсюдженням коронавірусу, є очевидним той факт, що Архів-музей потребує впровадження цифрових продуктів, які дозволять автоматизувати й оптимізувати роботу архівістів, зробити її максимально ефективною, а отримання її результатів – максимально комфортним для користувачів.

Шляхом залучення грантового фінансування від Українського культурного фонду, ЦДАМЛМ України першим серед центральних державних архівів розробив і отримав можливість реалізувати пілотний проєкт «Комплексна система інформатизації Центрального державного архіву-музею літератури і мистецтва України».

- Розкажіть про ваш грантовий проєкт. У чому полягають його суть, тривалість, мета та актуальність?

- Наш грантовий проєкт має назву «Комплексна система інформатизації Центрального державного архіву-музею літератури і мистецтва України». Гасло проєкту – «Архів-музей розширює горизонти». Воно реалізується через дотримання трьох принципів:

1. «Архів-музей поважає ваш час – працювати з науково-довідковим апаратом архіву можна онлайн 24/7»;

2. «Архів-музей дбає про ваше здоров’я – переглядати цифрові копії архівних документів можна, не виходячи зі свого дому»;

3. «Архів-музей піклується про ваш комфорт – записатися до читального залу архіву, замовити потрібні для роботи документи стало ще простіше».

Суть проєкту коротко можна описати так: запрацює єдиний комплексний програмний продукт, що буде доступний дистанційно в мережі Інтернет як звичайний вебсайт, який складатиметься з окремих модулів. Він цілком забезпечить потреби дослідників у пошуку необхідної архівної інформації. На першому етапі (який передбачений саме грантом) буде виготовлено 100 тис. цифрових копій архівних документів, доступ до яких буде забезпечено через програмний продукт. Разом із тим, він міститиме весь необхідний науково-довідковий апарат: 100% цифрованих описів усіх фондів, які пройшли повну наукову обробку, з можливістю морфологічного пошуку (за ключовими словами), базу даних «Архівні фонди ЦДАМЛМ України», путівники, переліки фондів та інші пошукові засоби. Окремим модулем програмного продукту стане електронний (віртуальний) читальний зал.

Строк реалізації грантового проєкту – 5 місяців, тобто червень-жовтень 2021 р. Вже на початку листопада ми плануємо пілотний запуск нашого програмного продукту.

Нашою стратегічною метою є перетворення ЦДАМЛМ України на сучасне високотехнологічне й відкрите сховище історичної пам’яті, привабливе для фахівців (мистецтвознавців, літературознавців, істориків та архівістів) шляхом комплексної інформатизації та автоматизації діяльності установи. Вже сьогодні ми плануємо зосередитися на цифровій трансформації механізмів забезпечення безперешкодного доступу дослідників до науково-довідкового апарату архіву, цифрових копій документів окремих фондів і введенні в дію віртуального читального залу.

Актуальність проєкту, на наш погляд, є незаперечною. Дедалі частіше інформація продукується в цифровому форматі. Запровадження «цифрової культури» відбувається одночасно з інкорпорацією культурно-просвітницьких закладів у єдиний культурний простір, що дозволяє говорити про початок формування єдиної стратегії у політиці цифрової трансформації. Останнім часом українські архіви демонструють значне зацікавлення щодо впровадження цифрових інформаційних технологій у щоденну практику своєї роботи, але мало хто з людей, не дотичних до архівів, до кінця уявляє собі весь комплекс проблем, масив нових знань, ресурсів, які необхідні для цього. Попередні заходи щодо впровадження інформаційних технологій у сфері культури не були комплексними та достатніми для досягнення ефективного результату. З огляду на це, залучення грантового фінансування, яке хоч і не відміняє потребу в розробці відповідних державних галузевих програм, але тим не менш дає державним архівам унікальний шанс узяти на себе відповідальність і продемонструвати у межах пілотних проєктів свої можливості щодо впровадження інформаційних технологій. До того ж, ідея та реалізація проєкту суголосна з пріоритетами Державної архівної служби України та сприяє дотриманню права на вільний доступ до інформації, яке гарантоване 34 статтею Конституції України.

- Поясніть, будь ласка, у чому полягають інноваційність та унікальність проєкту ЦДАМЛМ України?

- Інноваційність нашого проєкту полягає в переосмисленні підходів до роботи архівної установи. Це дозволить нам, з одного боку, автоматизувати й оптимізувати нашу роботу, зробити її максимально комфортною та ефективною, з іншого – значно «полегшити життя» дослідникам, які зможуть: дистанційно оформлюватись для роботи в нашому читальному залі; віддалено здійснювати замовлення документів для їхнього подальшого вивчення в читальному залі; замовляти виготовлення цифрових копій архівних документів; відстежувати статус своїх замовлень; отримувати дистанційний доступу до науково-довідкового апарату та цифрових копій документів тощо.

Унікальність проєкту полягає в тому, що він, по суті, є другою спробою впровадження в українській архівній системі інноваційних технологій, пов’язаних з комплексною інформатизацією та автоматизацією діяльності архіву. Його унікальність визначається специфікою ЦДАМЛМ України, який поєднує в собі не лише архівну, а й музейну та бібліотечну складові. Фактично, це перша в Україні спроба представити науково-довідковий апарат архівних документів та музейних експонатів онлайн за допомогою мультимедійних технологій з відповідними описами та засобами пошуку.

- Які очікувані практичні результати реалізації грантової програми?

- Ми очікуємо, що реалізація грантового проєкту дасть змогу нам досягнути конкретних результатів відповідно до його цілей:

Ціль №1. Забезпечення безперешкодного дистанційного доступу дослідників до науково-довідкового апарату архіву, цифрових копій архівних документів. Результати:

1) Збільшення кількості дослідників, які працюють з науково-довідковим апаратом архіву та переглядають цифрові копії його документів, розширення наукової географії користувачів.

2) Підвищення ефективності використання дослідниками науково-довідкового апарату архіву. Створення та розміщення на офіційному ресурсі ЦДАМЛМ України у мережі Інтернет модуля презентації вебсайту з розміщеним на ньому науково-довідковим апаратом архіву, цифровими копіями його документів із внесенням до баз даних системи 1 500 записів, 100 000 заголовків архівних справ та 100 000 цифрових копій архівних документів.

Ціль №2. Автоматизація механізмів доступу дослідників до архівних документів. Результати:

1) Оформлення для роботи в читальному залі здійснюються дистанційно через особистий кабінет користувача.

2) Замовлення на видавання документів у читальний зал, на виготовлення їхніх цифрових копій та ін. здійснюються дистанційно через особистий кабінет користувача.

3) Створення нової сторінки сайту з особистим кабінетом користувача віртуального читального залу архіву.

- Чи стане, на вашу думку, реалізація цього проєкту шляхом вирішення проблеми інформатизації архівної справи?

- Успішна реалізація нашого проєкту, звісно ж, не вирішить повністю проблему інформатизації архівної справи в нашій установі та Україні в цілому, але стане суттєвим кроком на шляху до цього. Користувач чекає від нас постійного руху назустріч його науковим пошукам, очікує на поповнення баз даних нашого проєкту новими цифровими копіями та записами до науково-довідкового апарату тощо. І тут без сучасної сканувальної техніки, підвищення кваліфікації наших працівників, удосконалення нормативної бази та інших заходів не обійтись.

- Яким чином успішна реалізація грантового проєкту і створення комплексної системи інформатизації полегшить для цільової аудиторії доступ до архівної інформації?

- Ми плануємо, що наш інформаційній продукт суттєво скоротить той час, який витрачають наші дослідники на пошук необхідної інформації, оскільки їм не потрібно буде приїжджати для цього до архіву та гортати сотні описів фондів. Буде також оптимізовано саму процедуру пошуку, надано доступ до архівних документів, оскільки ці функції будуть доступні онлайн з будь-якого комп’ютера, ноутбука, планшета чи смартфона в будь-якому куточку планети. Впевнені, що використання наших нових пошукових сервісів дасть змогу дослідникам знайти значно більше необхідних їм архівних документів, аніж вони би могли віднайти, користуючись традиційним довідковим апаратом у читальному залі.

- Які саме документи, фонди будуть оцифровані у межах проєкту? Які критерії відбору цих документів?

- Аналізуючи наявні у нас 1435 фондів та складаючи перелік фондів для першочергового оцифрування, ми керувалися чотирма критеріями:

1) Це обов’язково мали бути фонди, що не підпадають під дію Законів України «Про авторське право і суміжні права» та «Про персональні дані». Це означає, що на документи цих фондів не мають поширюватись обмеження на дистанційний перегляд і копіювання, які накладаються згідно з нормами цих законів.

2) Найбільш цінні фонди: ми маємо якомога швидше оцифрувати та забезпечити дистанційний доступ до документів корифеїв українського мистецтва, таких як Тарас Шевченко, Іван Франко, Марко Кропивницький та ін.

3) Фонди, найбільш затребувані у читальному залі ЦДАМЛМ України (з метою уникнення псування рукописів, неминучого під час активного використання багатьма дослідниками). До прикладу: особовий фонд українського етнографа та літературознавця Віктора Петрова №243, який майже повністю складається з невеличких рукописних записок науковця, наразі вивчається у читальному залі одночасно 6 дослідниками.

4) Найбільш крихкі документи та рукописи зі згасаючим текстом, які потребують першочергового оцифрування з метою максимального збереження інформації, яку вони містять.

На першому етапі реалізації проєкту будуть оцифровані понад 40 особових фондів, серед яких фонди: українських письменників Бориса Грінченка (№15), Лесі Верховинки (№20), Валер’яна Поліщука (№72), Левка Боровиковського (№83), Івана Дніпровського (№144), Августи Кохановської (№309), Миколи Аркаса (№323), Тараса Шевченка (№506), Івана Франка (№507); перекладачів і літературознавців Михайла Калиновича (№54), Віктора Петрова (№243), Миколи Плевако (№271); драматурга Марка Кропивницького (№41); театральних співаків та акторів Віри Гужової (№130), Івана Алчевського (№131); архітекторів та істориків архітектури Валентина Фельдмана (№48), Миколи Даміловського (№53), Іполита Моргілевського (№87), Всеволода Обремського (№305); композиторів Миколи Тутковського (№129); художника та мистецтвознавця Григорія Дядченка (№75), Володимира Гагенмейстера (№397); правознавця і політичного діяча Миколи Василенка (№542) та ін.

У майбутньому ми плануємо продовжити оцифрування документів інших фондів і також забезпечити дистанційний доступ до їхніх цифрових копій через програмний продукт.

- Який відсоток від загальної кількості архівних документів, що знаходяться на зберіганні у ЦДАМЛМ України, буде оцифрований у межах реалізації даного проєкту?

- Заявлені нами на першому етапі 100 тис. цифрових копій складають близько 1% від загальної кількості документів в фондах Архіву-музею. На перший погляд, цифра невелика, але тут варто звернути увагу на надзвичайно велику загальну кількість документів у наших фондах (які, до того ж, постійно поповнюються новими документами від наших фондоутворювачів) та на рекордно стислі строки реалізації грантового проєкту.

- Чи буде інтерфейс комплексної системи інформатизації інтуїтивно зрозумілим для користувачів? Якого рівня підготовки він вимагатиме і чи будуть доступні навчальне відео або інструкція з користування продуктом?

- Так, безумовно, він має бути максимально простим до опанування та інтуїтивно зрозумілим для користувачів різного віку. Його використання не вимагатиме спеціальної підготовки, достатньо буде навичок упевненого користувача ПК. З огляду на швидку інформатизацію українського суспільства та всіх галузей нашого життя, ми не очікуємо значних проблем в опануванні програмного продукту нашими користувачами. Хоча, у разі виникнення таких проблем під час фази пілотного запуску програмного продукту, ми передбачаємо можливість створення та розміщення на наших інформаційних ресурсах навчального відео та текстової інструкції з користування продуктом.

- Які наслідки реалізації проєкту для розвитку вітчизняної архівної системи та української культури?

- Успішна реалізація проєкту сприятиме поширенню в Україні та світі інформації про безцінні джерела української культури й мистецтва, збільшенню кількості їх дослідників, зростанню кількості наукових праць на цю тему та задоволенню інтересів українців-діаспорян, які мають потребу в доступі до українських архівних документів, але не мають можливості приїхати в Україну для їх вивчення. Разом із тим, втілення цього проєкту може послужити прикладом та надати потужний імпульс для інших українських архівів, спонукати залучати додаткові джерела фінансування для реалізації своїх ідей. Працюючи в архіві, я по-особливому відчуваю час, його сучасність та стрімку швидкоплинність, а від цього – завжди гостро реагую на непоправну втрату часу і разом з командою Архіву-музею намагаюся по максимуму встигнути із своєчасною реалізацією ідей, можливостей, цікавими та потрібними виставковими проєктами тощо.

- Чи планується подальший розвиток комплексної системи інформатизації та в яких напрямках він буде відбуватися?

- Попередньо ми плануємо, за наявності технічної можливості та належного бюджетного фінансування, продовжити оцифрування наших особових фондів, фондів установ та організацій, а також найбільш цінних та популярних книг і журналів з Фонду друкованих видань. У цьому полягає ще одна особливість нашого програмного продукту – він є своєрідним міцним каркасом, до якого з часом можна буде додавати нові модулі та розширювати існуючі за рахунок нових цифрових копій та записів до пошукових баз даних.

- Чи потрібно буде приходити в майбутньому до вашого читального залу, чи в перспективі поступово електронний читальний зал повністю замінить його?

- Переконані в тому, що «живі» читальні зали існуватимуть в українських архівах завжди, тому що хоч скільки б переваг надавала можливість дистанційного пошуку та вивчення архівних документів, однак вона ніколи не замінить те задоволення від роботи, яке отримують науковці-ентузіасти, «спілкуючись» з оригіналами архівних документів у приміщенні читального залу, де панує затишна творча атмосфера і є можливість поспілкуватися з колегами та отримати пораду від працівників читального залу чи поділитися з ними результатами своїх наукових пошуків. Не варто забувати й про те, що мине ще багато часу, доки всі документи Національного архівного фонду України будуть оцифровані, а також варто пам’ятати про обмеження Закону України «Про авторське право і суміжні права» (хоча з кожним роком усе більше документів стають доступними для копіювання). Крім того, на жаль завжди існуватимуть групи людей, які за станом здоров’я не можуть працювати з електронними копіями документів та описів і потребуватимуть надання оригіналів для вивчення у читальному залі.

- Дякуємо вам за детальну розповідь про ЦДАМЛМ України та ваш грантовий проєкт! Наостанок просимо розказати, яким чином громадськість зможе дізнатися про хід його реалізації та досягнуті вами результати?

- Ми дбаємо не лише про успішну і вчасну реалізацію всіх етапів проєкту, а й про належне його висвітлення в ЗМІ та з допомогою інформаційних ресурсів установи. Зокрема, до команди грантового проєкту входять спеціалісти, що займаються інформаційним супроводом проєкту, а саме: готують публікації про хід реалізації проєкту та його результати, а також цікаві презентаційні відеоролики для розміщення на сторінках ЦДАМЛМ України у Фейсбук, Інстаграм, в Ютуб, Телеграм, на офіційному вебсайті установи, вебсайтах Державної архівної Служби України, Укрінформу, інформаційних ресурсах інших наших партнерів, а також у друкованих ЗМІ (журналі «Архіви України», «Літературна Україна», «Культура і життя»). У мережі Фейсбук нами була створена спеціальна сторінка «Проєкт Комплексна система інформатизації Архіву-музею», де розміщуються всі найсвіжіші новини про реалізацію проєкту. Також нами було проведено 3 онлайн-конференції зі студентами, науковцями, лідерами думок та відвідувачами нашого читального залу про хід реалізації проєкту. Запланована підсумкова звітна конференція, яка відбудеться 20 жовтня 2021 р. у конференц-залі Укрінформу.

Але для мене головною цінністю є команда моїх однодумців, з якою ми разом реалізовуємо цей проєкт – від народження ідеї, планування етапів і до фінансового та юридичного супроводу; від підготовки та видавання зі сховища документів для сканування до інформаційної підтримки й тестування продукту.

Дякую за цікаві запитання і за увагу до нашого грантового проєкту та запрошуємо незабаром скористатися всіма можливостями нашого інформаційного продукту.

Розмову вів Ігор Резнік, кандидат історичних наук

Публікація інтерв’ю здійснюється за підтримки Українського культурного фонду.
Позиція Українського культурного фонду може не збігатися з думкою авторів.